『119』考え方を考える！ 著 一番伝わる説明の順番

「📕著　一番伝わる説明の順番」

①残念な説明の特徴として「考えた順番で説明する」が挙げられる。考えた順番と説明する順番は違う

→ポイントは「自分が考えた順番」ではなく、「相手が聞きたい順番」を考える

Ex.結論から話せ！などは典型例

②残念な説明の特徴として「相手の理解度を意識していない」が挙げられる。

・専門用語が難解で、理解しづらい

・話の前提となる知識が聞き手に不足している

・内容の厳密さや正確性に極度にこだわる

・「タウリンを継続的にマウス投与した結果、体重1gあたり、○mgの投与をした場合と、全く投与しない場合で、××という違いが出た」

③残念な説明の特徴として「言いたいことがわかっていない」が挙げられる。

・自分の言いたいことがわかっていない

・言いたいことはあるけれど、説明する情報が足りていない

→何が言いたいか自分でまとめてから説明する

・本質とは何か？

「要するに○○」

「つまり○○」

「一言で言うと○○」

「端的に言えば○○」

「シンプルに言えば○○」

「すなわち○○」

・解釈に何故至ったのか？を説明するときは「客観的事実で述べる」

→主観的根拠だけだと相手に「本当にそうだろうか？」という疑念を持たれかねない。

→なので、客観的なデータや数字的な説明が必須

・例えば、「所属部門の業績を報告する」という場であれば、「前年と比較してどうか」

「計画と比較してどうか」「増減の理由は何か」「改善策は何か」が優先的に話す内容で「他部門はどうか」「競合他社はどうか」といった情報は本当に必要な情報かどうかを自分に問いましょう

・説明したいことではなく、相手が知りたいと思っていることを考える

○説明する前にやるべき「思考」をまとめる4ステップ

①相手の知りたいことを明確にする

②自分が伝えたいことを明確にする

③情報のギャップがないか確認する

④ギャップを埋める為に、何が必要か考える

→顧客はその商品やサービスが自分の抱えている課題を解決してくれるか、課題解決に少しでも役立つかどうかが知りたい

・業務報告の場合は、「これまでの活動の経緯をご報告しますので、他のメンバーの活動と比較した際の、至らない部分や改善点をご教示ください」と、期待値とのギャップ洗い出しを手伝ってもらうようにお願いするというのも一案

・説明がうまくいかない問題の本質は、多くの場合「言いたいことが決まっていない」ことなのです

・相手と地図を共有することで、相手の思考は整理される。すなわち、何かを説明する前にこれから「何について」説明するのかを予告してあげることが重要

・「アナロジー(比喩表現)」をうまく使う3原則

①相手が理解しているもので例える

②ちゃんと似ている

③意外性がある