『148』無駄を減らせ！　著　仕事の「ムダ」が必ずなくなる超時短術

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「📕著　超時短術」

・長時間かけて成果が上がらない会議、やめましょう

→会議の分類分け

横軸に「効率重視」と「効果重視」

縦軸に「一方向」と「対話」型で４つに分ける

＊18社の2万時間近く調査した結果、目標達成して成果が出た会議は、

①目的が明確に決まっている

②しっかり準備されたアジェンダが事前に共有されている

③必要な人が参加している

上記条件が必要であることがわかった

・会議をうまく回すには場をコントロールする「ファシリテーション能力」が必要

→①時間管理は勿論、意見を出しやすい状況を作り出す②雰囲気作りが求められる

→他にも議論が進むようにできるだけ、具体的に言語化する力や質問力も必要

・タイトル文字が35文字以内、数字とカタカナが入ったメールは開封率が高い

・宛先を間違えて信頼を失わない「2分後送信」

「水が飲みたい人にコーヒーを出してはいけない」

PPポイント

①1スライドに1メッセージ

②相手に求める具体的なアクションが記載されている

③まとめスライドがある

④5スライドに1枚は画像もしくは動画を入れる

→まずは全体像を手書きしておく

・「内省」を習慣にできれば、同じミスをすることは減り、効率と効果が両方高まります。意識を変えるのには何年もかかりますが、一週間に15分だけでも内省の時間を確保できれば、結果も意識も変わります。

・レジリエンス(復元力)を身につける

→変化への対応力が生き抜くための能力として必要ですが、今後より必要になるのはレジリエンスです。自己復旧力。

→没頭できる趣味やスポーツなどで精神衛生状態を良くしておく習慣もつけておく

・「日本企業のホワイトカラーの生産性は国際的に低いと評されますが、製造現場の生産性は相対的に高いのです。現場の課題を見つけて改善していく方式は、製造現場で磨かれる」

「感謝共有が必要になる」

共有すべき感情は「感謝」です。先に説明した通り、承認や達成に働きがいを感じる社員が多くいますので、「ありがとう」という感謝の気持ちを特に社内で共有し合うことで相手は「承認」され、伝えてくれた人と一緒に「達成」を味わうことができます。そういった共感、心の繋がりがチーム力を高め、複雑な課題を解決できるコラボレーションを生み出します

→より多くの人を巻き込んで複雑な課題を解決していき、価値を生み出すには、人から好かれることが必要。

→「あの頂上に向けて一緒「山を登ろう。そうすると○○という良いことがある」というビジョンを掲げて現場を鼓舞することがリーダーの役割

「仕事の進め方見直し」

①業務プロセスの整理

・業務内容と流れを見える化

・不明部分を潰す

②無くす業務を決める

・重複業務を見つける

・非効率箇所を抽出(指摘してもらう)

③定型業務を見出す

・業務手順をマニュアルにできる業務を選定

④業務の標準化