『166』プロジェクトマネジメント実践講座
「📕著 プロジェクトマネジメント 実践講座」
・プロジェクトとは、目的を達成するために実施される、開始日と終了日を持つ調整されかつコントロールされたアクティビティで構成されるプロセスの独自の集合
→独自の目的・目標を設定し、それを期限までに達成させる一連の活動
［プロジェクト］
◎プロセスグループ
・立ち上げ
・計画
・実行
・コントロール
・終結
○サブプロジェクトグループ
＊統合
＊スコープ
＊資源
＊タイム
＊コスト
＊リスク
＊品質
＊調達
＊コミュニケーション
「プロジェクトマネージャーとしての重要な要素」
①知識/技術/経験/人間性
②目的・目標達成にこだわる思考
「目的と目標の違い」
目的は概念的なところ
→方向性。目的が不明瞭な場合、なぜなぜを繰り返す
目標は具体的なもの
→目的達成のための目印
「目標設定は明確なイメージが重要」
・具体的にするためのフレームワークとして
・目標が明確でないと、何の為にこの仕事をしているのか、なぜその仕事をするのか疑問を持ち、モチベーション高く仕事に向き合えない可能性が高まる
→5w1hで詳細な目標設定をしないと適切な情報を説明できないし、与えても貰えない
・プロジェクト前段階に憲章を作成し、計画を立てるが、時点に内容の整合性が取れない場合がある。そういう場合は、修正を加える。見てもらいずれたものをしっかりレールに戻す役割もある
→制約条件の認識合わせも大事。お金・人材・情報・時間を明確にしておきリソースを見えるように。他には、主要リスク。想定される負のリスクと正のリスク等をそれぞれ洗い出し、リスクを起こさせないのか、もしくは最小限に抑える為にどんなアクションを取ればいいのか？という検討をする
・プロジェクト現場では目的や目標を明確にしづらいということがある。
「プロジェクトヴィジョンシート」で明確にする。
①プロジェクトで何を達成したいのか？
②なぜそれを達成したいのか？
③達成することで会社や組織、顧客、自分、プロジェクトチームメンバーやステークホルダーはどうなっているのか？
④達成した際のイメージスクラップ
「段取り八分」
段取りをしっかりとしておけば、その仕事の大半を占める8割は完了しているのも同然。計画の段階では、マネージャーの稼働が集中し、忙しくなるが、そこで雑に仕上げてしまうと①スケジュールが遅延する②コストオーバーする③作業工程に抜け漏れある④チームメンバーのコミュニケーションが混乱
「ファシリテーションの重要性」
(目標達成)に必要な各分野の専門家や有識者の意見を聞き出し、議論をリードし、合意形成をしていくことが極めて重要
→信用できる専門家や有識者を巻き込み議論をファシリテートする能力を身につけよう
・各工程における要求事項は大きく二つ
①成果物の品質に対する要求事項
②プロジェクトの進め方に対する要求事項
「優先順位付けフレームワーク」
must 必須
should すべきこと
could 可能であれば
won't 不要
・目的/目標設定から計画へのイメージ
情報のインプット・アウトプットを繰り返し目的・目標を明確化
いつ、誰が、どこで、何を、どのように、いくらでやるのかを明確化
「WBS ウァークブレークダウンストラクチャー:作業分解図」
最終目標
↓
成果物
↓
要素成果物
↓
活動・作業
「(担当から)営業実施しました。終わりました」と言われるだけで本当に要求事項に沿って進捗しているか、完了したかをチェックできるでしょうか？
→資料での見える化と工程を共有しておけば、より明確に進捗が伝わる
◎WBSは「何をすべきか」を明確にする為の技術
◎ガントチャートはそれを「いつすべきか」を明確にする為の技術
それぞれ必ず抜けなく行うことがしっかり計画を立てる上で大切
「アクティビティ期間の見積もりをする」
プロジェクト期日に間に合わないことは、「各アクティビティの期間」を見積もることで解決でき、無駄を省け、達成への意識が持続する
・アクティビティ(構成要素)/順序/期日設定がプロジェクトリードに必要
・責任分担表の登場人物が部署のみだと「誰が各アクティビティのどの役割を責任を持って対応するのか？」が明確でない。責任の押し付け合いや「誰かがやるだろう」に繋がる
→実行責任者は1-2名に限定
「進捗情報を明示する項目を作っておく」
開始日、終了日、残日数の右側に「進捗率」という項目を準備しておく。感覚的に埋めないよう、ステータスは各「未着手、取り組み中、完了、最終チェック中」等でわかりやすく
○学生症候群
時間余裕を与えたとしても最初にその時間余裕を使ってしまう傾向を表すもの
仕事の量は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
・アクティビティ期間の見積もりを立てる場合
①開始日と終了日
③責任分担表
をガントチャートで作成し、メンバーにやるべきことを明確に見える化しておく
「コストオーバー時に考えるべきこと」
プロジェクトの目的や目標達成の為に、本当にこの要素やプロセスが必要なのか。
何かに代替することができないか。
という視点がプロジェクトマネージャーが持つべき視点
◎特定の人にとっては、リスクと思わないことも他の人にとってはリスクである場合があり、その逆もある。
プロジェクトマネージャーが1人でリスク計画をすると、自分がリスクだと思わないことも後々大きなリスクになることもある
→皆でリスクを洗い出して計画を立てていく
→◎リスクがQCDのどれに影響するか明確にする(適切な人の決済、時間の捻出方法、何をもって完了か？等)
・リスク軽減策と発生確率軽減策等、予めリスクへの対応策を共有しておく
→取りかかることへの優先度、最低品質基準も定義しておくと安心感持ち取り組める
→リスクは常に変動していくので、定期的なアップデートが求められる
○プロジェクトマネジメント計画書の承認を得る
○計画の3つの「しない」
①いつまでも計画しない
→ROI低下防止。機会損失防止。
②1人で計画しない
→リスク観点はあらゆる視点から。
③複雑にしない
・計画というベースがなければ「なぜ計画と実績の差が出たのか」「その要因は何か」の分析ができない。この分析情報自体が企業や組織のプロジェクトマネジメント高度化や成熟化の重要な情報の一つとなる
「チームの意義」
相互補完と目的達成
・キックオフミーティングでは、意識を低下せる言動や行動などは避けるべきです
チームの形成段階
成立期→動乱期→安定期→遂行期
「進捗確認3つのポイント」
①過去の実績を測定
②計画と実績の差を分析
③未来どうなるか予測
→報告資料もこの取り組みでどうなるのか？未来の部分。つまりSo what?が要求事項である
○プロジェクト終結時には「後片付け」が必要
評価や来期への引き継ぎ内容等を会話、文書化し、報告書を作成する
(最低限項目)
①基本情報
②プロジェクト概要
③プロジェクトパフォーマンス
④プロジェクト評価と教訓
⑤プロジェクト終結概要
⑥承認
⑦改訂履歴
⑧添付資料
・一度プロジェクトが停止すると、計画や実行やり直しには、大きな労力が発生する。
その為に、計画策定時に大きな負荷をかけリスク管理や手順を適切に考慮する
◎リーダーシップには、前向きさ「ポジティブ思考」！
