『163』著 マンガでわかる業務改善プロジェクト
「📕著 マンガでわかる業務改善プロジェクト」
○目的と目標を定量的に定める
○予め、リスクと制約条件の確認
①改善に着手する風土ができる為には、変えてよかったなと思える成果が必要。
②メンバーの確保できる業務時間を把握する。
→どんな業務においても共通して言えるが、上記内容を必ず文書化し、共有すること
・業務改善の定義
長時間労働の是正や労働生産性の向上、業務品質の改善、業務コストの削減などを目的に、業務の手順や作業分担の見直し、業務の進め方などに取り組むのが業務改善。
→現在の業務の問題点や改善すべき点を明確にした上で、効果のある改善策を検討し、計画的に改善に取り組む必要がある
＊業務改革は改善とは別個で、作業手順の一部改善だけに留まらず、業務そのものを抜本的に見直すような活動が業務改革
・業務改善も業務改革も目的は同じであり、「業務を効率化したい」「ミスを減らしたい」「属人化を無くしたい」など
・プロジェクトマネジメントでは、知識やスキルよりも、プロジェクトの経験を多く積んだ人のKKD(勘や経験、度胸)が重視されている
「プロジェクトでの各種マネジメント領域」
①スケジュール・マネジメント
②コスト・マネジメント
③資源マネジメント
④調達マネジメント
⑤リスク・マネジメント
⑥品質マネジメント
⑦スコープ・マネジメント(成果物をマネジメント)
・プロジェクトの責任で作成すべき成果物や作業の内容や範囲のことをスコープと言う
①プロダクト・スコープ
プロジェクトの成果物に求める機能や特性のこと
②プロジェクト・スコープ
プロジェクトの成果物を作成するために必要な作業のこと
→スコープは、プロジェクトの目的、目標、要求事項をもとに検討し、明確化する必要がある
「プロジェクトの計画作成は、自分一人で行うべからず」
メンバーに積極的になってもらうために、まずは背景や目的を理解してもらう
＊どのような成果物を作成すればよいか
＊メンバーによっては業務時間の10%〜20%しか費やせない人も。週40時間の内、週10時間で25%くらい
・WBS
①目的・目標の明確化
②成果物の列挙
③成果物の分解・詳細化
④アクティビティの定義(作業項目)
①-④を順にクリアして、プロジェクトの成功に繋がる
・WBSに漏れがあっても一人では気づきにくい。MECEを満たしているか、複数人で検討しましょう
○係数見積もり
工数計算により、作業期間を見積もる
○類推見積もり
過去の経験から、作業期間を想定する
工数計算
人×時間
「これまでのやり方を継続してしまう習慣に疑問を持ち、できないかもという不安を振り払い、とりあえずやってみることが業務改善につながるんだよ」
プロジェクトの実行により影響が及ぶ人、プロジェクトに影響を及ぼせる人のこと
◎プロジェクト計画書
①背景/目的/目標/前提条件と制約条件
②実行メンバー/監視役
③ステークホルダー一覧と要求事項と影響力
④情報の伝達方法/打ち合わせの日時と頻度
⑤成果物の品質と納期
⑥発生する必要コスト
⑦リスクマネジメント(リスクを洗い出し、一覧化。発生確率と影響度を考慮し、対応方針決め)
「プロジェクトの成否に大きく影響する内容もある。あとで気づいたのでは取り返しがつかなくなるのでなるべく前半で色々な指摘を収集し、検討・実施すれば皆の信頼が集まり、協力を得やすくなる」
「プロジェクトを成功させるために必要ならば僕らをうまく活用すればいいんだ」
・キックオフ会議では、具体的なイメージを共有出来るように、伝わりやすい表現や伝え方を選びましょう
又、マネージャーが「経験がない・自信がない・不安がある」と言ってしまっては参加者はネガティブな気持ちになってしまい、信頼は得られない
「問題解決手法」
①問題特定
問題が漠然であれば、解決は程遠い
問題をはっきりと特定するには現状を明らかにする必要がある。洗い出しを文字や数値、図などで「見える化」をすることが大切。あるべき姿もセットで提示できていることが大切。
②原因分析
③課題設定
④対策実施
問題とは、目標と現状の差です。
原因とは、問題の発生に作用した事項
課題とは、原因を取り除くために取り組むべきこと
対策とは、課題の実現に向けた具体的な行動
対策案を洗い出した後は、実現しやすさ、効果、かかる時間・費用、想定されるマイナスの影響を考慮
『業務フロー図』
業務の各作業を、誰が、どの順番で行うかを、図示したのが業務フロー図
・対策立案には、ECRSが有用
◎進捗報告の進捗指標
・作業着手→10%
・半分到達→30%
・末尾到達→50%
・他社のレビューで70%
・レビュー結果反映の資料作成→100%
◎業務改善改善案に否定的メンバーの心理
・過去に失敗した
→失敗した理由を聞き出し、同じ鉄をふまぬ実施が必須
・効果に懐疑的
→効果を算出し、根拠付けに
・負担が増える人がいると考える
→負担を軽減できるような仕組みを検討
◎リーダーシップ
組織が向かう方向を明確に示し、メンバーの力を最大限引き出し、目標達成へ向けて成果を出していくための能力
◎プロジェクト終了後
反省会を行い、総括。よかった点と悪かった点の導出
